Technicien, gestion des FS (bilingue)Numéro de référence : GE-036

Grâce à ses services et à ses produits, le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) promeut la santé et la sécurité au travail et favorise le mieux-être physique et psychologique des Canadiens.

Les Services généraux de santé et de sécurité offrent un service complet d’information et appuient les initiatives prises en matière de santé et sécurité dans tous les domaines liés au travail (exception faite de la sécurité chimique) pour améliorer la santé globale, soit la santé mentale, physique et psychologique des travailleurs.

L’équipe de production des Services généraux de santé et de sécurité qui gère le SGFS et le service Législation :

Fonction

  1. Agir comme point de contact direct pour les clients du SGFS en fournissant un service à la clientèle comprenant la résolution de problèmes, le dépannage et le maintien à jour des renseignements de chaque client aux fins de la facturation et de la préparation de classeurs (le cas échéant); offrir du soutien à la clientèle se rapportant au produit Législation (p. ex. demandes de renseignements sur les lois provinciales ou territoriales).

    La répartition du temps entre les services est pondérée en fonction des exigences de l’unité de services, mais combinera toujours le SGFS et le service Législation.

    Veiller à l’intégrité et aux échéances de la base de données des FS, y compris effectuer les mises à jour et vérifier la précision et l’exactitude des renseignements dans les présentations et les fichiers des collaborateurs (des fabricants et fournisseurs). Une cible de fiches techniques mensuelle (indicateur de rendement clé) est attribuée à chaque technicien de production en application de la norme de rendement de la production.

    Saisir l’information requise pour la génération de pistes dans le système de gestion des relations avec la clientèle (GRC), les comptes clients, les questions relatives aux prix, etc., et aviser le ou la gestionnaire de comptes.

    Conserver et mettre en place des collections pour les clients en obtenant les FS de la base de données des FS, en effectuant des recherches sur les sites Web de fournisseurs, en communiquant par courriel et en interagissant avec les fournisseurs, en numérisant les fiches techniques et en créant, vérifiant et approuvant les dossiers à inclure dans les collections des clients. Ajouter des renseignements aux enregistrements de la base de données pour inclure des sous-ensembles créés par ministère/emplacement, conformément à la demande du client.

    Offrir de la formation et du soutien pour tous les nouveaux techniciens de la production, le personnel de soutien et les entrepreneurs sur l’entrée, la tenue à jour et le maintien de l’exactitude des enregistrements des collections de clients. (80%)

  2. Numériser, mettre en forme, insérer des balises XML et doter de liens dynamiques les documents en anglais et en français afin de préparer leur conversion en format HTML pour les produits Web (p. ex. EnviroSST). Incorporer les nouvelles modifications aux services législatifs en anglais et en français. Imprimer les documents XML qui ont fait l’objet d’un traitement pour en faire la correction d’épreuves afin de s’assurer que le contenu ne comporte pas d’erreur. (15%)

  3. Effectuer les autres tâches attribuées. (5%)

Nature et portée du poste

Le ou la titulaire relève du surveillant des FS/législation.

Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les membres des Services généraux de santé et de sécurité et des équipes de projet, selon l’affectation. Il ou elle est appelé(e) à acquérir des connaissances, des compétences et des capacités et à posséder une formation polyvalente complète sur le SGFS et le service Législation. Le ou la titulaire est appelé(e) à participer à la planification des activités de l’unité de services ou de l’équipe afin de jouer un rôle actif dans la réalisation des objectifs sans accumuler une surcharge de travail ni imposer des exigences et des échéances difficiles à concilier. Il ou elle doit s’adapter aux priorités et aux délais qui changent constamment de même qu’informer le ou la gestionnaire de l’unité de services lorsqu’il faut concilier les contraintes de temps ou résoudre des problèmes.

Il incombe au ou à la titulaire de terminer le travail qu’on lui a confié dans les plans mensuels et les plans d’activités annuels.

Équipes de projet - Les employés peuvent devoir, à l’occasion, participer à une équipe de projet. Les équipes de projet concentrent les ressources sur l’élaboration et le déploiement d’initiatives précises, lesquelles peuvent être axées sur le produit, le service ou le projet. Ces équipes possèdent leurs plans, objectifs et échéanciers approuvés. Les équipes peuvent être composées d’employés de différentes unités ou être multidisciplinaires, selon les besoins. Les équipes de projet devraient compter sur un calendrier établi et n’ont pas pour objet d’englober les activités ou tâches courantes, qui doivent figurer dans les plans de l’unité de services.

Les chefs d’équipe peuvent être des employés nommés par l’équipe de direction ou des gestionnaires nommés par le ou la vice-président(e) des opérations. Ils sont appelés à diriger leur équipe en mettant au point et en œuvre des plans approuvés et en faisant rapport sur les progrès. L’équipe de direction participe à l’examen des plans, évalue les priorités et les ressources ainsi que les progrès de l’équipe et fournit des conseils et du soutien pour assurer le succès de l’équipe.

Savoir-Faire

Le ou la titulaire :

  • possède une bonne connaissance des produits du SGFS et du service Législation;
  • possède une connaissance des programmes logiciels utilisés pour la création, la mise en forme et l’assurance de la qualité dans FileMaker, Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), Arbortext, Adobe, Vubuild et Dreamweaver;
  • possède une solide connaissance de l’application de base de données des FS interne, y compris la saisie de données, la maintenance de la base de données, les processus et les procédures connexes devant être respectés pour en assurer un fonctionnement fiable;
  • possède une connaissance des questions de conformité des fournisseurs et employeurs relativement au SIMDUT, concernant l’actualisation des fiches de données de sécurité, la transmission des mises à jour et le respect de la réglementation;
  • est doté(e) d’excellentes capacités d’analyse pour trouver des renseignements sur les fiches de données de sécurité et effectuer des recherches connexes;
  • possède d’excellentes compétences en communication afin de communiquer clairement avec les fournisseurs, les clients, les intervenants internes (c.-à-d. Systèmes, Service de renseignements et Finances) et les personnes-ressources externes pour l’obtention de FS à jour (dans les trois ans);
  • possède une connaissance du traitement, de la mise en forme et de la création de balises pour la réglementation;
  • est capable de faire la correction d’épreuves de tous les documents et de consigner les erreurs dans les documents originaux (p. ex. lois et règlements);
  • participe à l’équipe de production des Services généraux de santé et de sécurité en y collaborant et en faisant de nouvelles suggestions sur des processus, des procédures, le développement de produit et l’amélioration continue;
  • est capable de s’adapter aux changements et ajouts fréquents apportés aux méthodes et processus de travail et participe à titre de membre possédant une formation polyvalente complète de l’équipe de production des Services généraux de santé et de sécurité;
  • comprend le travail sur mesure de clients, au besoin (p. ex. créer de nouvelles feuilles de style pour les manuels des politiques et procédures de clients).

Résolution de problèmes

Le ou la titulaire :

  • évalue les FS pour les collections de clients afin de cerner tout problème potentiel ou élément devant être examiné comme du matériel ne faisant pas partie des FS, des problèmes d’exactitude, des lacunes dans les collections ministérielles, des doubles exemplaires, etc.;
  • traite la collection ou ses mises à jour en suivant généralement les procédures et en faisant preuve de jugement pour hiérarchiser le travail parmi de multiples collections de clients assignées ainsi qu’en veillant au respect des échéances des clients;
  • effectue des recherches de FS en mettant à profit ses compétences en recherche et des approches générales, y compris communiquer avec les fournisseurs au pays et à l’étranger par Internet, courriel et téléphone pour obtenir les FS;
  • cerne les problèmes relatifs à la mise à jour des FS (produits abandonnés, fournisseurs inactifs ou produits contrôlés non-SIMDUT) et communique avec le client au besoin pour lui faire part du problème et le régler;
  • prépare une formation PowerPoint personnalisée pour les clients en intégrant à la présentation les exigences uniques (comme des ministères).

Responsabilisation

Le ou la titulaire :

  • respecte les procédures générales en place, mais reçoit de l’aide et des conseils de ses collègues en cas de situation inhabituelle. La capacité à appliquer des pratiques antérieures (p. ex. documents déjà traités) ou à se reporter à des principes généraux ou à les appliquer est essentielle au poste. Un certain jugement est requis dans l’utilisation des procédures quotidiennes;
  • hiérarchise le travail parmi de multiples collections de clients assignées ou mises à jour législatives prioritaires aux fins de conformité; gère les FS des clients;
  • assure et met à jour le travail de production en veillant à la grande qualité et à l’exactitude (95 %) des produits;
  • corrige les erreurs et omissions relevées et approuve les collections de clients au moyen des procédures d’assurance-qualité pour assurer leur diffusion directe sur le Service d’information sur le Web;
  • tient compte des échéances serrées (p. ex. vérification du client par les organismes de réglementation);
  • se tient informé(e) des modifications législatives qui pourraient avoir une incidence sur la conformité des clients;
  • est au courant des ajouts aux méthodes et processus de travail (p. ex. mises à niveau Arbortext et FileMaker);
  • s’assure que l’exactitude des données est vérifiée et maintenue à des intervalles précis;
  • apaise les inquiétudes des clients quant à l’accès ou à l’exactitude des données et répond aux clients et les soutient directement ou transmet les questions au SR en vue d’obtenir des réponses sur la santé et la sécurité, puis effectue un suivi au besoin;
  • participe à l’équipe de production en y collaborant et en formulant de nouvelles suggestions sur des processus, des procédures et le développement de produit.

Conditions de travail

Effort physique : Le ou la titulaire travaille avec un ordinateur pendant de longues périodes et doit utiliser le clavier et la souris environ six heures par jour. Les mouvements sont limités, car presque tout le travail est lié à l’utilisation d’un ordinateur et d’un téléphone. Le poste de travail est ergonomique. L’employé(e) dirige son travail quotidien et a la possibilité de se lever, de s’étirer et de marcher régulièrement.

Environnement physique : Le volume de travail peut être élevé et nécessite de la précision. Le ou la titulaire s’expose à des risques de lésions dues aux mouvements répétitifs, si les procédures de travail sécuritaire ne sont pas respectées, en raison de l’utilisation prolongée des touches de déplacement pour le traitement des documents et le travail dans la base de données des FS.

Attention sensorielle : Le travail exige de la minutie au moment de chercher, de trouver et de traiter les documents lorsque le travail est requis en anglais et en français. Le ou la titulaire peut avoir de la difficulté à lire et à repérer les renseignements requis en raison de documents de mauvaise qualité ou numérisés. Des habiletés d’écoute active sont nécessaires pour interagir avec les clients, les fabricants et les fournisseurs.

Stress psychologique : Les priorités peuvent être concurrentes, et un stress continuel peut être ressenti en fin d’exercice ou en raison de contacts avec les clients et les échéances. Des calendriers de production doivent être respectés pour les gammes de produits. La charge de travail, des échéances serrées, des fournisseurs non réceptifs et négatifs ou des clients insatisfaits peuvent entraîner un niveau élevé de stress.

Particularités du poste

Une solide connaissance des produits ou services de l’Unité de services et du logiciel de gestion de base de données comme FileMaker, Arbortext, Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) est requise. Une connaissance du logiciel de langage HTML pour effectuer de la conversion de texte et du logiciel de création de PDF d’Adobe Professional est essentielle.

Capacité à chercher de l’information dans plusieurs sources, y compris Internet, des bases de données, etc.

Formation postsecondaire minimale avec spécialisation en santé et sécurité au travail, ou l’équivalent.

Excellentes capacités de communication orale et d’écoute. Bonnes compétences en communication écrite. Solides compétences organisationnelles et très grand souci du détail.

Une capacité de travailler en équipe est essentielle.

La capacité de communiquer efficacement dans les deux langues officielles est obligatoire.


Salaire

Se situe entre

48 546 $ to 60 683 $ (CCHST-06) par année.

Date limite d'inscription

Mardi, 21 mars 2017

Le numéro de référence :
GE-036


POUR POSTULER

S'il vous plaît envoyer une lettre d’accompagnement et CV à jobs@ccohs.ca.

Envoyer le CV en MS Word ou document PDF.

S.V.P., aucun appel ou agences d’emploi.

 

Remarque: Tous les curriculums vitae sont maintenues confidentiels et sont retenues pendant une période de six mois.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; Toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.