Titre: Santé et sécurité pour emporter!

Nom de fichier de l'épisode #151 : 8 conseils pour rendre les réunions de votre comité de santé et de sécurité plus efficaces

Introduction:  Bienvenue à “De la SST pour emporter”, une présentation du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail.

Hôte:   Merci d’être avec nous. Le comité mixte de santé et sécurité joue un rôle essentiel, en collaboration avec l’employeur, dans la création et le maintien d’un milieu de travail sécuritaire. La réussite de tout comité dépend en partie de l’organisation, de la conduite et du suivi adéquats des réunions de ce comité. Dans l’épisode d’aujourd’hui, nous vous présentons une foule de conseils qui vous aideront à améliorer l’efficacité des réunions de votre comité de santé et sécurité.

Établir un calendrier de réunions est un bon départ. Établissez un calendrier pour la prochaine année, pour que les dates de réunions soient connues à l’avance dans la mesure du possible. Ainsi, les gens ont le temps de planifier, de se préparer aux réunions et de gérer leur agenda. Donnez la priorité aux points qui ont été inscrits plus d’une fois à l’ordre du jour et assurez‑vous de les aborder pendant les réunions.

Assurez-vous d’informer bien à l’avance les membres du comité au sujet du nouveau calendrier. Vous pouvez afficher le calendrier sur les babillards et dans les outils d’agenda électroniques pour faire connaître aux membres et à d’autres personnes les détails des réunions. Autre chose à prendre en considération : rappelez la réunion aux membres du comité une semaine à l’avance.

Organisez la réunion au moyen d’un ordre du jour. Vous pouvez créer un ordre du jour qui comprend des points soumis par d’autres membres et le distribuer au comité au moins une semaine avant la réunion, pour que tout le monde puisse savoir quelles seront les priorités de la prochaine réunion.

Pour qu’une réunion soit efficace, il est essentiel de bien la diriger. Les coprésidents du comité devraient commencer à temps et faire avancer la réunion en suivant l’ordre du jour et en maintenant la discussion axée sur les questions de santé et de sécurité, dans le temps imparti. Reportez à une autre réunion tout point qui n’a pas pu être abordé pendant ce temps.

Pensez à ajouter un élément éducatif aux réunions. Chaque fois, vous pouvez réserver du temps, par exemple, à un exposé d’inspecteur, de fournisseur ou d’expert sur l’équipement ou les procédures, ou au visionnement d’un webinaire ou d’une vidéo de formation.

Y a-t-il un problème à régler? Si c’est le cas, définissez clairement le problème dans les rapports d’inspection et les comptes rendus, en vous basant sur des faits connus. Ensuite, vous devez examiner le problème pour en trouver la cause, et recommander des mesures correctives. Concluez les points de discussion par une décision et des résultats définis, en indiquant quelle mesure sera prise et par qui.

Pendant la réunion, assurez-vous de rédiger un compte rendu clair et précis et de prendre note des mesures prises dans les rapports d’inspection, en guise d’archive de la réunion. Consignez l’heure, la date et le lieu de la réunion, le nom des personnes présentes, les points abordés, les recommandations et leur justification. Indiquez aussi où et quand aura lieu la prochaine réunion.

Enfin, informez tous les employés au sujet des activités et des décisions du comité en facilitant l’accès aux rapports et aux comptes rendus des réunions : affichez‑les et distribuez‑les en copie papier ou en format électronique.

Pour obtenir plus d’information et des ressources qui vous aideront à améliorer l’efficacité de vos réunions, consultez le site http://www.cchst.ca. Merci à tous d’avoir été à l’écoute.