La présente fiche de conseils aidera les employeurs et les travailleurs à comprendre les facteurs à prendre en considération pour protéger la vie privée lorsque des renseignements personnels sont recueillis pendant la pandémie de COVID-19.
Pour connaître les pratiques générales de prévention de la COVID19 pour les employeurs et les travailleurs, veuillez consulter les ressources du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) suivantes :
Chaque lieu de travail est unique. Il est important que les employeurs évaluent le risque de COVID-19 dans leur lieu de travail spécifique et mettent en place des mesures de prévention appropriées en utilisant la hiérarchie des mesures de prévention et en adoptant une approche multidimensionnelle.
Renseignements personnels et médicaux à prendre en compte pendant la pandémie de COVID-19
La vie privée est considérée comme un droit fondamental des Canadiens. Tout renseignement permettant d’identifier un individu est considéré comme un renseignement personnel. L’âge d’un travailleur, son état civil, ses antécédents médicaux, son éducation, et même vos opinions à son sujet sont autant d’exemples de renseignements personnels.
Les renseignements personnels sur la santé comprennent les résultats aux tests de dépistage de la COVID-19, les vaccins reçus contre la COVID-19 et les besoins en matière d’adaptation d’un employé. Comment protégerez vous les renseignements personnels et médicaux?
Quelles sont les lois sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent à mon lieu de travail?
Il existe plusieurs lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels des particuliers :
Lois fédérales sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels explique comment les institutions du gouvernement fédéral et les sociétés d’État traitent les renseignements personnels. Elle protège les renseignements personnelsconcernant la sécurité de la vieillesse, l’assurance-emploi, la perception des impôts, la sécurité des frontières, ainsi que les services de police fédérale et de sécurité publique.
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique aux organisations du secteur privé qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements dans le cadre d’une activité commerciale. La loi ne s’applique pas nécessairement aux organismes de bienfaisance et à but non lucratif, aux partis et aux associations politiques ou aux organisations visées par les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels. Consultez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour déterminer si la LPRPDE s’applique à votre organisation.
Lois provinciales et territoriales sur la protection de la vie privée
Les organisations des Territoires du Nord-Ouest, du Yukon et du Nunavut sont couvertes par la LPRPDE. D’autres organisations peuvent être visées par les lois sur la protection de la vie privée de leur territoire de compétence.
Facteurs devant être pris en considération par les employeurs
Les organisations doivent prévoir les répercussions de la collecte de renseignements personnels dans les mesures qu’elles mettent en place pour prévenir la transmission de la COVID-19. Quels renseignements seront recueillis, par qui et pour quelles raisons? Consultez le Guide sur la protection de la vie privée à l’intention des entreprises canadiennes pour obtenir des détails supplémentaires sur la manière dont les organisations peuvent se conformer à la législation sur la protection de la vie privée. À cet égard, l’orientation générale est la suivante :
Déléguer la responsabilité
Déterminez qui dans l’organisation sera responsable des questions concernant la protection des renseignements personnels. Cette responsabilité sera-t-elle partagée? Qui recueillera les renseignements sur les travailleurs, les consommateurs ou les clients? Qui sera la personne-ressource chargée de répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations concernant l’utilisation des renseignements personnels? Définissez clairement les rôles et les responsabilités et assurez la formation de tous les travailleurs qui seront responsables de données privées.
Élaborer et communiquer des politiques et des pratiques
Veillez à ce que vos travailleurs et les autres personnes (p. ex. les clients) comprennent vos politiques et vos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Définissez les rôles et les responsabilités de tous les intervenants et expliquez comment on peut consulter ses renseignements personnels auprès de l’organisation. Rendez vos politiques facilement accessibles (p. ex. affichages, site Web, etc.).
Établir une procédure de traitement des plaintes
Les travailleurs, les consommateurs et les clients doivent comprendre les mesures qu’ils peuvent prendre s’ils ont des questions sur la manière dont leurs renseignements privés sont recueillis, utilisés, stockés et détruits. Établissez des procédures faciles à suivre pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes relatives à un problème de confidentialité.
Définir les raisons de la collecte de renseignements personnels et obtenir le consentement des personnes intéressées
Assurez-vous de définir les raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant et pendant la collecte. Vos travailleurs (et d’autres personnes) doivent savoir quels renseignements sont recueillis (p. ex. nom, numéro de téléphone, adresse postale), dans quel but (p. ex. pour la recherche de contrats) et ce que l’employeur fera de ces renseignements (p. ex. les communiquer aux autorités de santé publique si elles en font la demande pour la recherche de contacts).
Confirmer l’exactitude des renseignements et ne recueillir que ce qui est nécessaire
Assurez-vous que les renseignements sont exacts, complets et à jour. Recueillez uniquement les renseignements nécessaires aux fins prévues (p. ex. dépistage, recherche des contacts, dépistage rapide de l’antigène dans les points de service, demandes d’adaptation).
Limiter l’utilisation des renseignements recueillis
Utilisez les renseignements personnels uniquement pour la fin prévue. Par exemple, les renseignements personnels utilisés pour la recherche de contacts ne doivent pas être utilisés pour la liste de diffusion d’un employeur. Obtenez toujours le consentement des personnes concernées, même s’il s’agit de vos travailleurs, avant d’utiliser des renseignements personnels pour des fins autres que celles auxquelles ils étaient destinés au départ.
Protéger les renseignements
Gardez tous les renseignements personnels privés et protégés contre la perte ou le vol. Rappelez-vous que les employés ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.
Conserver les dossiers
Déterminez si la documentation sera sur papier, électronique ou une combinaison des deux. Respectez vos lois sur la protection des renseignements personnels et établissez une procédure pour la consignation, le stockage, la consultation et la destruction des renseignements personnels.
Facteurs à prendre en considération pour les travailleurs
Votre employeur et d’autres entreprises peuvent recueillir vos renseignements personnels au moment de la mise en place de mesures visant à réduire la transmission de la COVID-19. Vos renseignements personnels peuvent être obtenus dans le cadre d’une sélection, d’une recherche de contacts, d’un test de dépistage dans un point de service, d’une demande d’hébergement ou d’un voyage. Pour en apprendre davantage sur votre droit à la vie privée :
Des directives générales ont été établies concernant les points ci-dessous :
Comprendre les raisons de la collecte de vos renseignements personnels
Assurez-vous de bien comprendre quels renseignements sont recueillis auprès de vous et comment ils seront utilisés. Posez des questions afin de savoir ce que l’employeur fera de ces renseignements (p. ex. les communiquer aux autorités de santé publique si elles en font la demande pour la recherche de contacts).
Examiner les politiques de l’entreprise
Examinez les politiques de votre entreprise et celles des sites Web et des applications que vous utilisez. Assurez-vous de comprendre comment vos renseignements personnels seront utilisés, stockés et détruits. Rappelez-vous que vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, y compris ceux que votre employeur détient sur vous.
Comprendre comment s’applique la législation sur la protection des renseignements personnels
Renseignez-vous sur les sujets qui vous concernent :
Il est important de prévoir des ressources et des mesures de soutien en santé mentale pour tous les travailleurs, y compris l’accès à un programme d’aide aux employés, le cas échéant.
Il convient de noter que la présente fiche de conseils n’aborde que certains changements pouvant être faits par les organisations au cours d’une pandémie. Adaptez la présente liste en ajoutant vos propres pratiques et politiques exemplaires
pour répondre aux besoins particuliers de votre organisation.
Pour obtenir plus de renseignements sur les maladies respiratoires infectieuses, y compris la COVID-19, consultez le site de l’Agence de la santé publique du Canada.
Avis de dégagement de responsabilité : Comme les renseignements en matière de santé publique et de santé et sécurité au travail peuvent continuer à changer, consulter les autorités locales de santé publique afin d’obtenir des consignes régionales précises. L’information contenue dans la présente n’est pas destinée à remplacer les conseils d’un professionnel de la santé ou les obligations légales en matière de santé et de sécurité. Bien qu’il déploie tous les efforts possibles pour s’assurer que l’information est exacte, à jour et complète, le CCHST n’offre aucune garantie et ne s’engage aucunement à cet effet. De plus, il ne saurait être tenu responsable de toute perte, réclamation ou revendication pouvant résulter, directement ou indirectement, de l’utilisation de cette information ou du crédit qui lui est accordé.
